“Personal Schedule” – hay tiếng Việt là sổ tay cá nhân (sổ lịch/sổ kế hoạch/…), là một “trợ thủ đắc lực” của mình trong việc quản lý thời gian hiệu quả. Tháng 11 năm ngoái mình có đăng một bài có giới thiệu qua qua về cuốn sổ này: Cuốn sổ tay, sổ nhật ký và tờ giấy trắng

Hôm nay mình viết một bài riêng chỉ để nói về cuốn sổ tay mình đang dùng, theo yêu cầu của một bạn đọc đã comment trên trang facebook. Mình hi vọng sau khi đọc bài này, các bạn sẽ hình dung được cách mà mình sử dụng sổ tay, cũng như lợi ích của việc sắm cho bản thân một cuốn sổ.

Mình dùng sổ tay từ bao giờ?

Nếu mà nói đến chuyện mua, thì mình đã mua sổ tay cách đây rất lâu rồi, từ hồi mới sang du học Nhật (2014). Một hôm khi đang dạo quanh cửa hàng Daiso 100 yên, mình vớ lấy một cuốn sổ tay mini bỏ ngay vào trong rổ mà không phải suy nghĩ gì. Lí do là bởi nó quá rẻ (100 yên = 20k), mà trông cũng ổn, bìa sổ cứng cáp với màu đen “lịch lãm”. Tuy nhiên, được vài ngày thì mình cũng chán dùng, kiểu cứ lười cầm theo, mà quan trọng là hồi đó cảm thấy không cần sổ tay cho lắm. Đợt mình mua nó cũng chỉ vì đang tiện tay bỏ một đống dụng cụ như bút, bút chì, tẩy, mấy quyển vở, nên thấy sổ thì cũng ném vào luôn trong rổ. Hồi đó mới sang Nhật nên chưa có đồ dùng gì, thành ra đi vào cửa hàng 100 yên mà lúc đi ra chắc phải mất tầm 2000 yên (400k).

Trong khoảng thời gian du học Nhật, mình có nhận thấy những đứa bạn Nhật xung quanh mình ai cũng mang theo mình một cuốn sổ cá nhân, bất kể là con trai hay con gái. Mà là sổ tay xịn, chứ không phải là như sổ 100 yên, mỏng dính, được mỗi cái bìa sổ nhìn còn đỡ. Mình cũng để ý thế thôi chứ không hề có ý định mua và dùng sổ, vì rút kinh nghiệm từ đợt mua sổ 100 yên rồi.

TUY NHIÊN, khi sang năm cuối đại học, (khoảng cuối năm 2017), mình quyết định mua một cuốn sổ tay “xịn, đẹp, không rẻ”. Có 2 lí do khiến mình chọn mua sổ tay:

1. Sang năm thứ 4, mình nhận thấy đây là thời điểm có khá nhiều “assignment, deadline” (hạn nộp bài), hay là các cuộc gặp với giáo viên hướng dẫn, nói chung là cần có sự sắp xếp hợp lý liên quan đến việc học tập.

2. Mình muốn quản lý thời gian, cuộc sống hàng ngày của mình một cách cẩn thận hơn. Không chỉ đơn thuần là hạn nộp bài hay các cuộc hẹn, mình muốn sử dụng sổ tay như là một cuốn nhật ký theo dạng tóm tắt, để theo dõi những gì đã, đang và sẽ diễn ra, theo tháng, tuần và ngày.

Tại sao không dùng app điện thoại như Google Calendar?

Thực ra trước khi mua sổ tay xịn đó, mình có dùng Google Calendar để lưu lại một số cuộc hẹn, event, hay là assignment deadline. Nhưng mình thấy có một cuốn sổ tay nó vẫn thích hơn, giống như kiểu cầm đọc cuốn sách thích hơn đọc trên kindle ý. Viết ra những gì cần phải làm, muốn làm, những gì bản thân đang suy nghĩ bằng chính tay mình sẽ thích hơn là gõ phím trên điện thoại.

Tất nhiên, Google Calendar là ứng dụng ngay trong điện thoại, thậm chí có thể sử dụng trên máy tính, nên bạn có thể sử dụng nó ở bất cứ nơi đâu, vào lúc nào. Trong khi đó, để sử dụng cuốn sổ thì bạn phải luôn mang theo bên người, và có những lúc bạn chỉ muốn đi tay không mà không muốn cầm theo bất cứ một thứ gì ngoại trừ ví và điện thoại.

Mình thi thoảng quên cuốn sổ ở nhà, hoặc đôi khi cố tình để ở nhà, vì nghĩ là cũng không cần thiết lắm. Những lúc đó thì mình sử dụng Google Calendar hoặc ứng dụng note để memo lại, sau đó lúc về nhà thì mình chép ra sổ.

Mình mua cuốn sổ tay ở đâu?

Mình sẽ giới thiệu qua về cuốn sổ mà mình đang dùng nhé. Mình tự tay chọn mua cuốn 2018 ở trong cửa hàng Tsutaya ở Nhật. Điều đó có nghĩa là, cuốn sổ này không bán ở Việt Nam. Đợt trước khi về Việt Nam cuối tháng 9 năm ngoái, mình có ra Tsutaya để tìm mua cuốn sổ mới cho năm 2019 mà lúc đó lại chưa có, nên đã nhờ một đứa bạn thân mua hộ và mang về Việt Nam cho mình sau đó (nó về Việt Nam đầu tháng 11).

Nếu đem so sánh 2 cuốn thì cuốn 2018 to hơn (cỡ B5) và có màu đậm hơn, còn cuốn 2019 thì size tương đương A5. Cá nhân mình thì mình thích cuốn 2019 hơn vì nó nhỏ gọn hơn cuốn 2018. Thực ra hồi mình nhờ mua cuốn 2019 là có bảo với thằng bạn là mua y hệt cuốn 2018, nhưng nó lại đưa về cho mình size bé hơn, Cơ mà, cầm cuốn 2019 lên lại thấy thích hơn, may thế.

Bìa sổ rất đẹp, làm bằng da, nhưng nhìn nó vẫn “mịn mịn” chứ không sần sùi. Mình đặc biệt rất thích màu xanh của cuốn 2019. Nói chung là nó xứng đáng với khoảng tiền mình chi ra để mua. Nếu không nhầm thì mình mua cuốn sổ 2018 với giá gần 2000 yên (400k). Cuốn này do một công ty có tên là Takahashi Shoten làm ra và được bán ở nhiều nơi, trong đó có Tsutaya. Giá của cuốn 2019 mà mình search trên trang chủ là 1890 yên (380k). https://www.takahashishoten.co.jp/notebook/31395.html

Bên trong cuốn sổ và cách mình sử dụng nó

Lật bìa trái của cuốn sổ lên thì bạn sẽ thấy 3 thứ: tập sticker memo, ảnh vẽ một thanh niên và logo có in chữ Kira. Đây là 3 thứ mình giữ từ hồi cầm cuốn sổ cũ năm 2018. Bức ảnh vẽ này có nội dung là “nếu Kira là nhân viên Starbucks”. Cái này mình được một đứa bạn Mỹ vẽ tặng cho khi đang cùng nhau ngồi thư thái ở cửa hàng Starbucks.

Cuốn sổ được chia ra theo thứ tự năm-tháng-tuần, tiện cho việc theo dõi và quản lý thời gian.

Yearly Planning

Monthly Planning

Mỗi tháng đều chứa các ô vuông cỡ 3×3 cm, và số lượng ô vuông sẽ tương đương với số ngày trong tháng. Ở đây bạn có thể ghi vào các cuộc hẹn, hạn nộp bài,… Cá nhân mình thì mình còn ghi vào đây một số từ khóa có liên quan đến sự kiện đã diễn ra trong ngày, với mục đích là để biết được rằng ngày hôm đó có gì đặc biệt. Bên trái có một khoảng trống bao gồm các ô nhỏ, đây chính là chỗ để ghi TO-DO LIST, những việc cần làm trong một tháng.

Weekly Planning

Đây là mục mình thích nhất, và cũng là lí do mình chọn mua cuốn sổ này. Mục planning theo tuần được thiết kế theo dạng table, có 7 ngày, và mỗi ngày sẽ được chia đều theo khoảng thời gian từ sáng đến tối. Điều này giúp mình có thể quản lý thời gian ngay trong một ngày, thậm chí là ghi lại những gì đã làm, đã diễn ra trong ngày đó. Tương tự với Monthly Planning, Ở Weekly Planning cũng có mục To-do list theo tuần ở góc bên trái. Mình thậm chí sử dụng ô trống ở dưới để ghi To-do list theo ngày.

Hồi ở bên Nhật mình thậm chí còn quản lý cả việc ăn uống một ngày, sáng ăn gì, trưa ăn gì, thế rồi nếu gặp phải vấn đề tiêu hóa thì memo lại ngay lập tức. Giờ thì mình không ghi đầy đủ như thế này nữa. Hôm nào cảm thấy ốm yếu hay đầy bụng, khó tiêu thì mới memo vào, chủ yếu là để theo dõi tình trạng sức khỏe.

Note Pages

Ở phía sau của cuốn sổ có khoảng chục trang giấy trắng để mình có thể note, ghi lại những gì thực sự đặc biệt. Mình sử dụng phần sau đó để ghi “Things to do before leaving Japan” (Những điều cần phải làm trước khi rời Nhật), và mình thực hiện được khoảng 50 điều/60.

Cảm nhận của mình về cuốn sổ

Nhìn chung, đây là một cuốn sổ không chỉ đẹp ở mặt bề ngoài, mà còn được thiết kế một cách chi tiết ở bên trong để người dùng có thể sử dụng và quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Trên Instagram, nữ hoàng dọn dẹp Marie Kondo có đăng một bức ảnh kèm theo caption: “I optimize my productivity by considering how I want to spend my time in spans of years, quarters, months and weeks. Then I work my way down to the daily routines”. Mình thấy câu này cực kì chuẩn. Là một người cũng sử dụng cuốn sổ theo dạng năm-tháng-tuần-ngày, mình thấy cuốn sổ giúp mình quản lý thời gian cực kì hiệu quả, đồng thời tăng năng suất học tập và làm việc lên một mức cao hơn.

Không biết ở Hà Nội có bán cuốn sổ nào như cái mà mình đang dùng không, nhưng mình nghĩ sẽ thật tuyệt nếu ở Việt Nam cũng có những cuốn sổ được thiết kế theo dạng năm-tháng-tuần-ngày. Hoặc bạn có thể tham khảo và tự làm bullet journal theo ý thích của bản thân. Còn mình thì chắc sẽ trung thành với cuốn sổ này, và sẽ tiếp tục nhờ ai đó mua cho những cuốn sổ cho năm tiếp theo. Và sẽ chỉ là màu xanh nước biển.