Quản lý công việc và thời gian hiệu quả với Google Calendar và Todoist

Vì là đầu tháng mới nên mình quyết định viết một cái gì đó liên quan đến Productivity để có thể thúc đẩy mọi người trong công việc và học tập. Ở bài viết này mình sẽ chia sẻ về cách mình quản lý công việc và thời gian hiệu quả với 2 ứng dụng rất phổ biến là Google Calendar và Todoist.

Quản lý công việc và thời gian theo cách truyền thống

Nếu ai đã đọc bài viết Personal Schedule – “Trợ thủ đắc lực” của mình thì bạn sẽ biết được mình là người dùng sổ tay lịch trình, hay gọi là paper planner. Bài viết đó được mình viết vào tháng 4, tức là cách đây gần nửa năm. Cho đến thời điểm hiện tại, mình vẫn sử dụng sổ tay này, vẫn đều đặn lập lịch trình cũng như ghi chi chít vào trong đó. Đồng thời, mình cũng đã bắt đầu sử dụng các ứng dụng trên máy tính, điện thoại như Google Calendar để quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn.

Nói qua một chút về sổ tay planner, hay còn gọi là “personal schedule”, mình sử dụng sổ mua từ bên Nhật (và mình đã nhờ người mua hộ sổ cho năm 2020). Sổ này được chia ra chủ yếu thành 2 phần, lịch theo tháng và lịch theo tuần.

DSCF2204
Trợ thủ đắc lực của mình suốt thời gian qua

Ở phần lịch tháng mình có thể ghi vào những sự kiện, lịch trình chung chung, trong khi đó, mình có thể ghi cụ thể hơn như giờ giấc, và một số chú thích nội dung công việc ở mục lịch trình theo tuần. Nhìn vào là sẽ biết được ngay 1 tuần của mình như thế nào.

Sổ tay nó giống như một trợ thủ đắc lực, một cô thư ký lúc nào cũng theo sát mình, giúp mình ghi lại toàn bộ lịch trình, công việc và dự định. Ngoài ra, mình cũng sử dụng sổ để ghi lại to-do list (công việc cần làm) theo ngày, tuần và theo tháng.

Quyết định sử dụng ứng dụng trên nền tảng kĩ thuật số

Tuy nhiên, sau một thời gian mình quyết định sử dụng thêm phần mềm, ứng dụng để quản lý thời gian và công việc. Chuyện là sau đợt tối giản hóa kĩ thuật số, mình còn quan tâm đến chuyện tối ưu hóa công việc thông qua chính các thiết bị kĩ thuật số này. Lúc đó mình tìm được video của Thomas Frank, một youtuber chuyên chia sẻ về các kiến thức, kĩ năng giúp cải thiện năng suất học tập và làm việc.

Việc đầu tiên mình làm sau khi xem video này, đó chính là tải ứng dụng Todoist về và sử dụng ngay lập tức.

TODOIST

714613444180_4194aa1256c7f47c28d4_1600.png

Ưu điểm của Todoist là người sử dụng có thể lập to-do list theo ngày, theo tuần, và có thể là theo các dự án (project). Cái mà mình thấy tiện nhất ở Todoist chính là chức năng tự động phân loại từ khóa. Khi bạn gõ “Study Japanese this Wednesday 6AM“, Todoist sẽ tự động lưu ngày giờ cho bạn dựa trên từ khóa mà bạn gõ, cụ thể ở đây là thứ 4, 6 giờ sáng.

6
To-do list 7 ngày sắp tới của mình

Đối với mục Projects, mình chia nhỏ thành các category khác nhau, bao gồm University (trường học), Work (công việc), Blog và Youtube. Ở mỗi mục này mình sẽ tạo tiếp các project nhỏ hơn, ví dụ như trong mục University mình tạo rất nhiều dự án nhỏ, tất cả đều là project thuyết trình trong tháng 10 này. Trong 1 project nhỏ, mình tạo các công việc (tasks) và gán thời gian thực hiện các công việc đó. Các công việc nhỏ đó sẽ tự động hiện lên trong mục today’s to-do list nếu bạn cần hoàn thành nó trong ngày hôm nay, hoặc hiện trong to-do list 7 ngày tới nếu bạn đặt lịch thực hiện công việc trong vòng 1 tuần tới.

7
Projects trong mục University

Cá nhân mình thấy sử dụng Todoist nó hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tạo to-do list trên giấy, vì mình có thể tạo các to-do list nhỏ trong các to-do list, như vậy sẽ giúp mình quản lý toàn bộ to-do list một cách dễ dàng. Và ngay cả một số ứng dụng to-do list khác cũng không có chức năng này. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một app tạo to-do list thì mình suggest TODOIST mà mình đang dùng nha.

Todoist có phiên bản Premium (38 đôla/năm), nếu ai nâng cấp Premium thì có thể xem lại lịch sử các to-do list đã hoàn thành và có thể sử dụng một số tính năng hữu ích hơn,. Mình thì sử dụng bản free thôi, vì thấy chức năng chính trong bản free khá là đầy đủ với nhu cầu sử dụng của mình hiện tại.

Được đà sử dụng todoist, mình dùng thử luôn cả Google Calendar.

GOOGLE CALENDAR

Mình chắc chắn nhiều người biết rất rõ Google Calendar (GC), đặc biệt là những ai dùng Android. Mình đã tiếp xúc với GC từ cách đây phải chục năm rồi (từ hồi mua chiếc smartphone đầu tiên sau khi đỗ đại học). Tuy nhiên, không phải lúc nào mình cũng biết cách sử dụng và tận dụng tính năng của Google Calendar.

google-calendar-logo.jpg

Đợt bắt đầu đi học thạc sĩ, mình thấy bản thân sắp tới có lẽ sẽ trở nên bận bịu hơn, sẽ phải làm nhiều thứ khác nhau hơn trong cùng một thời điểm (đi học thạc sĩ, đi dạy, đi học lái, dự án cá nhân như blog hay vlog,…) và việc sử dụng Google Calendar có lẽ sẽ giúp mình hơn rất nhiều hơn trong việc phân chia thời gian cho từng công việc, đặc biệt là phân chia công việc theo từng mục và nội dung một.

1

Bức ảnh phía trên là lịch tháng 10 này của mình.  Theo cài đặt mặc định của Google Calendar, bạn sẽ có lịch cá nhân (thường là đặt theo tên google của bạn), lịch Reminder, lịch Tasks (dành cho ai sử dụng Google Tasks). Mình đã tạo thêm một số lịch khác ví dụ như University (xanh nước biển), Work (công việc), Projects (dự án), Birthday (sinh nhật) và đổi tên lịch cá nhân thành Personal (màu nâu). Khi tạo một event bất kì nào đó, mình sẽ  chọn event đó nằm trong lịch nào (trường học, công việc hay cá nhân), và nó sẽ tự động gán màu theo màu mặc định của lịch đó.

3

Lấy ví dụ, hôm nay mình nhận được thông báo là phải học bù môn triết đúng vào ngày 20/10. Mình tạo một cái event với tiêu đề là “HỌC BÙ Philosophy”, mình cho nó vào lịch của University (màu xanh nước biển). Ngoài ra, hôm đó tất cả các nhóm đều phải thuyết trình nên mình tạo một cái Reminder (mặc định là màu đỏ) với tiêu đề là “Philosophy Presentation”.

Bạn cũng có thể xem lịch trình của bản thân theo nhiều cách khác nhau, nhưng cá nhân mình thì chủ yếu xem theo tháng và tuần.

2

Nhờ sử dụng Google Calendar mà nó giúp mình xác định được rõ các công việc theo từng mục và nội dung riêng biệt. Khi viết vào sổ tay, mình thường chỉ sử dụng mỗi bút màu đen và đỏ, thành ra đôi khi nhìn vào cũng khó phân biệt ngay đâu là công việc trên trường, đâu là công việc cá nhân.

Ngoài ra, vì Google Calendar hay Todoist đều là ứng dụng công nghệ, nên mình có thể tạo một cái gì đó, sau đó xóa mà không để lại “dấu vết” gì. Điều này rất tiện cho mình khi tạo một lịch trình draft cho cả 1 tháng. Ví dụ như mình có thể tạo sẵn một lịch trình với công việc dạy tiếng Việt hàng tuần, và nếu học sinh có nghỉ thì mình sẽ chỉ việc ấn delete cái event đó.

Còn nếu mình làm như vậy trên sổ tay thì đôi khi sẽ phải gạch bỏ rất nhiều thứ, thành ra nhìn nó hơi mất thẩm mỹ. Trước đây mình thường sử dụng bút chì để viết vào sổ những dự án, công việc có thể làm, sau đó lại tẩy đi.

DSCF2205
Theo lịch trình ban đầu, mình có lớp dạy từ 9:00 sáng thứ 7, nhưng sau đó chuyển lên 8:30 nên mình gạch dòng ghi thời gian. Sau đó, người học báo nghỉ do ốm nên mình phải gạch toàn bộ.

Thêm vào đó, GC hay Todoist đều có điểm mạnh chung đó là đồng bộ hóa dữ liệu thông tin trên các phương tiện kĩ thuật số, vì vậy nếu mình tạo to-do list trên máy tính, toàn bộ thông tin sẽ được sync và 10 giây sau mình sẽ thấy ngay cái to-do list đã tạo trên app điện thoại.

 

 

 

 

Tính cho đến thời điểm này thì mình đã dùng Todoist và Google Calendar được 2 tháng, và mình rất hài lòng với quyết định sử dụng phương tiện công nghệ để quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Mình vẫn sử dụng sổ tay planner, vì nó không đơn thuần chỉ là cuốn sổ lịch trình. Có những việc mà mình không thể làm trên GC, ví dụ như mỗi sáng viết thứ ngày tháng bằng tiếng Hàn, rồi là ghi memo, chú thích cho một số công việc nào đó mà cần thực hiện nhanh chóng. Thế nên song song với việc sử dụng GC và Todoist, sổ tay sẽ vẫn luôn đồng hành với mình cho suốt chặng đường sắp tới.

Để kết thúc bài viết thì mình sẽ chia sẻ ngắn gọn 3 việc giúp bạn có thể quản lý công việc và thời gian hiệu quả hơn, dựa theo kinh nghiệm cá nhân của mình.

3 việc làm giúp quản lý công việc và thời gian hiệu quả (by Kira)

1. Tạo To-do list theo ngày, tuần và tháng

Trong một tháng, bạn có thể note lại những việc cần làm (chủ yếu là công việc quan trọng), sau đó chia nhỏ các công việc đó thành những task nhỏ và thực hiện trong tuần hoặc ngày. Đặc biệt là nếu bạn sử dụng Todoist bạn có thể coi to-do list của 1 tháng là 1 project, sau đó tạo các tasks nhỏ ra và thực hiện trong các tuần.

2. Tạo thói quen theo dõi lịch trình (sổ tay, google calendar) đều đặn

Khi bạn tạo được thói quen theo dõi lịch trình, bạn sẽ định hình được rõ về 1 tuần sắp tới của bản thân như thế nào, nhờ đó có thể sắp xếp công việc và thời gian một cách hiệu quả nhất.

Mình lấy ví dụ rất đơn giản. Mình đi học thạc sĩ full-time nên có những ngày sẽ đi học từ sáng đến chiều, về nhà là 6 giờ tối, nghỉ ngơi tắm rửa rồi ăn tối xong chắc đến giờ đi ngủ luôn. Nếu mình không sử dụng sổ tay theo dõi lịch trình (GC hay là sổ tay), mình sẽ không định hình được một ngày đó của mình như thế nào, mà chỉ có một ấn tượng chung là “hôm nay học cả ngày rồi, nghe có vẻ mệt, về thì lại nằm vật vã ra, ăn tối lướt web rồi đi ngủ, chắc không viết blog được”.

Nếu mình xác định được rõ một ngày đó của mình qua việc nhìn lịch trình một ngày (lấy ví dụ là thứ 5) mình thấy có khoảng thời gian rảnh từ 11 giờ trưa đến 2 giờ chiều, và rõ ràng đó là 3 tiếng quý báu để mình có thể tận dụng để viết blog. Mình ghi vào lịch là sẽ viết blog từ 11:30 – 12:30 chẳng hạn. Và như vậy mình cũng chuẩn bị được trước về ý tưởng viết blog và chỉ việc bắt tay vào viết.

4
Mình đặt 2 app này ở ngay đầu bookmark để tiện theo dõi mỗi khi vào web

3. Sử dụng cả Paper Planner lẫn Digital Planner

Đây chỉ là kinh nghiệm cá nhân của mình nên bạn không nhất thiết phải làm theo, nhưng mình khá chịu khó trong việc quản lý thời gian và công việc trên cả 2 phương diện là giấy tờ và kĩ thuật số. Sử dụng Google Calendar hay Todoist giúp mình tạo được các mục công việc nhanh chóng, cũng như phân loại được rõ từng mục một. Nhưng sử dụng sổ tay giúp mình nhớ rõ hơn vì phải lưu lại bằng chữ viết. Nói đến chữ viết, sử dụng sổ tay cũng là cách để bạn luyện viết một cách nắn nót. Ai lại muốn sổ tay của mình lem nhem như một cuốn nháp chứ.

Nói chung, hãy cố gắng mày mò và sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian này, vì nó thực sự rất có ích. Có thể mới đầu bạn sẽ cảm thấy nó khá phức tạp, nhưng một khi mình đã quen với hệ sinh thái này và thói quen hóa việc theo dõi lịch trình đều đặn thì mình tin là bạn sẽ quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn rất nhiều.

Stay focused, be present.

Kira

Nguồn ảnh nền: Carl Heyerdahl

Posted by

Chào mừng bạn đến với blog của mình. Đây là nơi mình thường xuyên chia sẻ về những câu chuyện nho nhỏ trong đời sống thường ngày của mình. Mình tin rằng, hạnh phúc đến từ những điều giản dị nhất. Hi vọng bạn sẽ tìm thấy được sự bình yên và một chút niềm vui nho nhỏ khi đọc blog của mình. ENJOY! ブログへようこそ! あるベトナム人(僕)の毎日の話です!日記だけでなく、人生話、ライフスタイル、そしてミニマリズムについて色々書いています。

One thought on “Quản lý công việc và thời gian hiệu quả với Google Calendar và Todoist

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s