Có bao giờ bạn nghĩ đến việc thử theo dõi thời gian biểu của bản thân trong một ngày, kể từ khi dậy cho đến lúc đi ngủ? Trên thực tế, mình đã và đang theo dõi lịch trình của bản thân từng phút một với mục đích quản lý thời gian hiệu quả, cũng như để cải thiện năng suất học tập và làm việc cá nhân trong cùng một thời điểm. Và điều này đã giúp mình khám phá ra một “siêu năng lực” mới mà mình gọi nó là năng lực điều phối thời gian.

Ở bài viết này mình sẽ chia sẻ với các bạn cách mình theo dõi thời gian (Time Tracking) và những gì mình học được từ việc làm này.

Mình đã từng sử dụng phương pháp time tracking

Trong khoảng thời gian gap year (1 năm vừa rồi), khi mà mình dành hầu hết toàn bộ thời gian cho việc cá nhân, thì mình hiếm khi theo dõi lịch trình hàng ngày một cách cụ thể. Nếu có thì cũng sẽ rất chung chung, đại khái như là sáng học tiếng Nhật, chiều đi cafe và viết blog. Thật ra, từ cách đây khá lâu rồi, mình cũng đã từng thực hiện time tracking như thế này ở trong sổ tay, nhưng nó không duy trì được quá lâu, một phần vì việc viết vào sổ liên tục cũng tốn công, hơn nữa mình còn phải gạch lên gạch xuống vì lịch trình không phải lúc nào cũng cố định, thành ra nhìn sổ nó cũng không được sạch sẽ cho lắm.

Google Calendar

Tuy nhiên, việc đi học thạc sĩ full-time kể từ tháng 9 năm nay đã phần nào ảnh hưởng đến nhịp sống sinh hoạt cá nhân, đòi hỏi mình phải có một giải pháp cụ thể để có thể điều hoà giữa việc đi học và các công việc khác, qua đó giúp mình tối ưu hoá được một ngày của bản thân. Và giải pháp của mình, đó chính là Google Calendar.

Mình đã từng viết một bài viết chia sẻ về cách sử dụng 2 app đó là Todoist và Google Calendar để quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể đọc thêm tại đây.

Nếu như trước đây Google Calendar của mình trông như thế này

Thì sau 1 năm, tức là tháng 09/2019, Calendar của mình trông thế này.

Nhưng không dừng ở lại đó. Tháng 11 bây giờ của mình trông như thế này

Trên đây là Google Calendar xem dưới dạng theo tháng. Còn nếu mình đổi sang theo tuần, thì bạn sẽ thấy rõ được lịch trình cụ thể của mình trong một ngày như thế nào.

Như các bạn có thể thấy, hiện tại khi mình đang viết đến dòng này là 13:00 chiều ngày 16/11. Trước đó mình đã nằm ngủ trưa khoảng 30 phút. Sáng mình dạy tiếng Việt, sau đó đi tập gym đến 11h30. Từ chiều mình sẽ đến trường học lớp IB, và dự định buổi tối của mình là viết blog.

Bạn cũng sẽ thấy được là mình mới chỉ bắt đầu theo dõi lịch trình của mình một cách sít sao từng phút một bắt đầu từ ngày 13/11. Còn trước đó, tuy mình sử dụng Calendar thường xuyên, nhưng mình chưa đạt đến “cảnh giới” ngồi track cả các hoạt động cơ bản thiết yếu như ăn sáng, đi đến trường,…

Lí do mình bắt đầu theo dõi một cách cụ thể hơn là bởi mình xem vlog mới nhất của Matt D’Avella (my idol), với tiêu đề là “I tracked every minute of my life for 3 months” (Tôi đã theo dõi từng phút trong cuộc sống hàng ngày trong vòng 3 tháng). Một lần nữa, mình phải nhấn mạnh rằng, những vlog của Matt thật sự rất truyền cảm hứng và mình cực kì khuyến khích các bạn xem youtube của anh này, vừa để luyện nghe tiếng Anh, vừa để học hỏi nhiều kĩ năng phát triển cá nhân.

Cách mình theo dõi lịch trình một ngày

Nói về cách theo dõi của mình, thì trước tiên mình sẽ điền vào lịch các khung giờ học cố định cho tuần sắp tới. Đối với lịch các lớp học hoặc những gì liên quan đến trường học mình sẽ đặt trong mục University. Về cách tạo lịch khác nhau thì bạn chỉ cần việc ấn vào dấu cộng ở cạnh dòng chữ “Other Calendar” ở tab bên trái, và chọn màu tuỳ thích. Mình có tới trên dưới 7 loại lịch khác nhau, bao gồm Personal (học ở nhà, đi cafe với bạn, tập thể dục,…), Daily (hoạt động thiết yếu như ăn sáng, ăn tối, đi đến trường, đi về nhà,…), Projects (công việc cá nhân, chủ yếu là blog và vlog), University (lịch lớp học), Work (lịch đi dạy, công việc freelance),…

Sau khi đã điền xong phần lịch cố định, mình sẽ thêm dần lịch cá nhân vào và tận dụng một cách tối đa các khoảng trống để làm được nhiều việc khác. Tuy tiêu đề là “theo dõi từng phút một” nhưng nhìn chung mình theo dõi các hoạt động theo mốc khung giờ là từ 30 phút trở đi. Ví dụ như sáng dậy mình luôn thực hiện morning routine, thì mình sẽ tạo mục morning routine đặt trong lịch Daily, từ 6:00 đến 6:30. Sáng chủ nhật mình đi ăn phở với anh em họ, thì mình sẽ tạo mục Morning Phở trong lịch Personal. Trong một ngày, nếu có sự thay đổi nào đó, mình chỉ việc xoá cái mục đã tạo sẵn trước đó, và lấp vào đó một mục mới. Cứ như vậy, mình sẽ biết được lịch trình cá nhân một cách chính xác, xuyên suốt từ khoảng 6 giờ sáng cho đến 10 giờ tối.

Lợi ích của việc theo dõi thời gian 

Time tracking chính là phương pháp hiệu quả để giúp mình trả lời được câu hỏi: Làm thế nào để tìm được thời gian trống ngay cả trong những thời điểm lúc tưởng chừng như không có thời gian?

Nếu trong đầu mình chỉ nghĩ đến việc sáng học chiều học, thì mình cảm tưởng như ngày hôm đó sẽ khá là bận rộn, về nhà thì chỉ muốn nghỉ ngơi. Đến khi có được thời gian rảnh trong ngày hôm đó thì mình lại không biết nên làm gì, nghĩ thì lại thấy mệt, thành ra lại nằm ì ngồi lướt mạng, lướt facebook để rồi thời gian cứ trôi qua một cách lãng phí.

Trong khi đó, nếu theo dõi lịch trình cá nhân một cách cụ thể, thì khi mở calendar ra, mình sẽ thấy được là lịch học của ngày hôm đó tuy là sáng có chiều có, nhưng nó chỉ chiếm một nửa thời gian trong ngày của mình. Vẫn còn các ô trống thời gian nằm giữa, hoặc sau giờ học, mà mình hoàn toàn có thể tận dụng nó để làm một việc gì đó.

Ví dụ, buổi trưa mình có tận 2 tiếng để giải lao, thì ăn trưa xong mình có thể chạy sang thư viện ngồi tạo script cho bài viết mới. Chiều về tắm rửa xong trước khi ăn cơm mình có thể chơi đàn một chút. Ăn tối xong mình có thể dành khoảng 30 phút để viết blog hoặc là edit video,… Những việc này đều được lên kế hoạch trước, như vậy mình sẽ tiết kiệm được năng lượng cho việc suy nghĩ xem nên làm gì lúc đang rảnh. 

Time tracking cũng giúp mình thực hiện nhiều công việc, dự án cùng một lúc trong một thời điểm. Lưu ý rằng đây không phải là multitasking. Trong một khung giờ nhất định, mình chỉ làm một việc. Nhưng trong một ngày, mình sẽ làm được nhiều việc nhờ tạo sẵn lịch trình và follow nó. Hiện tại dù mình đang đi học thạc sĩ, nhưng mình vẫn dành ra thời gian trong tuần để viết blog, làm vlog, học ngoại ngữ, đi tập thể dục, chơi nhạc cụ, và nhiều hơn nữa.

Bằng việc theo dõi một ngày và lưu lại trên google calendar, mình sẽ nhớ được nhiều chi tiết hơn và nó giúp mình viết nhật ký một cách hiệu quả hơn vào sáng ngày hôm sau. Và khi có ai đó hỏi cuối tuần trước mình đã làm gì, nếu không nhớ rõ mình có thể mở google calendar ra xem lại và mình sẽ nhớ ra ngay là sáng chủ nhật tuần trước mình đi ăn phở với em họ, đi chụp ảnh cầu Long Biên, xong tự dưng thằng em họ bị đau bụng,…

Nhìn chung, việc theo dõi và quản lý thời gian một cách cụ thể đã giúp mình cải thiện chất lượng sống một cách vượt bậc. Nhờ phương pháp này, mình có thể thực hiện được nhiều công việc trong cùng một thời điểm nhất định, có thể đưa ra những quyết định nhanh chóng thay vì lưỡng lự, có thể đạt được mục tiêu đã đề ra nhanh hơn, và giúp mình có được một cuộc sống có ý nghĩa hơn.

時間じ追われるのではなく、時間を追うべき

Thay vì bị thời gian chi phối, hãy chi phối thời gian.

Stay focused, be present

Kira.