Trong hôm nay, mình đã hoàn thành 2 môn học của kì thứ 2 tại ĐH Việt Nhật, đồng thời kết thúc chuỗi những ngày chạy “siêu deadline” mệt mỏi và căng thẳng. Đây là một bài viết nhật ký chia sẻ về tuần đầu tháng 7, chủ yếu xoay quanh việc mình ứng phó với công việc chạy deadline như thế nào (dưới nghĩa vụ là một leader).

MISS và QLA

Ngày 08/07 (hôm nay) là một ngày rất quan trọng. Sáng mình có buổi thuyết trình cuối kì của môn Methodology of Informatic and Sustainability Science (MISS) và chiều là thuyết trình giữa kì môn Qualitative Analysis (QLA). 

Trước tiên nói về bài thuyết trình giữa kì của môn QLA (phân tích định tính). Lớp MBA của mình được chia thành 4 nhóm, mỗi nhóm 4 thành viên, được giao nhiệm vụ chọn và đọc một bài nghiên cứu khoa học có sử dụng phương pháp định tính, và thuyết trình về bài đọc đó dựa trên 7 câu hỏi được thầy cho sẵn. Mình chủ động tìm đọc qua các bài nghiên cứu để chọn xem cái nào thú vị, rồi chia sẻ cho các thành viên trong nhóm. Thế là mọi người bầu mình làm leader luôn. OK =))

Còn MISS, đây là một môn học liên quan đến nghiên cứu phát triển bền vững, và nó là môn học chung, vì thế toàn bộ sinh viên của khoá 4 VJU (Vietnam Japan University) đều học cùng trong một lớp. Ngày 08/06 mình nhận được thông báo thi cuối kì dưới dạng viết report và thuyết trình nhóm, với số lượng thành viên mỗi nhóm là 9-10 người. Mình nhận làm leader với mục đích giúp phân chia công việc để kịp chạy deadline. Vậy là làm leader cho cả hai nhóm, chưa kể cả hai môn đều thuyết trình chung vào một ngày.

Có một vấn đề liên quan đến môn MISS. Dù được thông báo chia nhóm và nội dung thi cuối kì từ 08/06, nhưng mãi đến cuối tháng 6 thì bọn mình mới nhận được list đề tài để chọn và nghiên cứu, và hạn nộp report và thuyết trình thì vẫn không thay đổi…

Thứ 3 ngày 30 tháng 06

Sáng sớm mình nhận được tin nhắn từ một đứa em trong lớp: “check mail đi anh chị ơi”.

Mình mở hộp thư mail sinh viên, và nhận đươc thông báo về nội dung thi cuối kì môn MISS. Cuối cùng thì cũng có đề tài. Nhưng mà hạn nộp report và bài thuyết trình thì vẫn giữ nguyên là thứ 3 tuần sau.

Một tuần chạy siêu deadline bắt đầu.

Ngay từ buổi chiều hôm đó, mình bắt tay luôn vào việc đọc bài nghiên cứu của môn QLA vì có ý định muốn hoàn thành sớm công việc của môn này để tập trung cho làm việc nhóm môn MISS.

Đến buổi tối mình dành một tiếng để tạo to do list và lịch trình của một tuần tới để có thể phân bổ thời gian hợp lý cho việc chuẩn bị cả 2 môn MISS và QLA.

Thứ 4 ngày 01 tháng 07

Deadline nối tiếp deadline. Khi chưa kịp định hình được những công việc cần phải làm cho một tuần tới thì mình nhận thêm email từ phía chương trình về lịch thesis proposal (đề xuất đề tài nghiên cứu) vào cuối tháng 7. Dù biết là vẫn còn 1 tháng nữa nhưng nhận mail vào thời điểm này nó cũng hơi oải thật. Đặc sản deadline của VJU, giờ đây đã tiến hoá thành “Infinite deadline” (deadline vô thời hạn), vì phải thú thật là từ đầu tháng 6 đến giờ chưa lúc nào mình cảm thấy không có deadline trước mặt.

Sáng hôm đó mình có lớp học cuối cùng của môn MISS. Các nhóm sẽ chốt đề tài và dành 45 phút để thảo luận, xây dựng mô hình nghiên cứu và sau đó thuyết trình ngắn để được thầy và cả lớp góp ý. Sau buổi học hôm đó, nhóm mình có ngồi họp một chút và chốt được cách tiếp cận khá giống với đề xuất của thầy, dù vẫn còn rất mơ hồ nhưng cũng cảm thấy cũng an tâm phần nào. Buổi tối mình nhắn tin cho nhóm MISS hẹn meeting online vào ngày hôm sau.

Thứ 5 ngày 02 tháng 07

Buổi sáng nhân lúc còn rảnh rang mình dọn lại cái bàn một chút, sau đó đọc lại bài đọc môn QLA và hoàn thiện câu trả lời.

11:00 sáng, buổi họp online đầu tiên của nhóm MISS bắt đầu. Trong meeting, một thành viên có đề xuất một cách tiếp cận khác (approach 2), và cách tiếp cận này được nhiều người đồng ý, trong đó có mình. Đại khái là, nếu approach 1 đi theo hướng bao quát (khá là rộng và tốn thời gian), thì approach 2 sẽ đi sâu vào việc phân tích một khía cạnh. Kết thúc buổi họp online (1), bọn mình thống nhất là đi theo hướng tiếp cận số 2, và sẽ tiếp tục họp vào ngày hôm sau để cùng xây dựng cấu trúc bài viết report.

Tuy vậy, buổi chiều khi đang học trên trường, mình thấy đứa bạn ngồi trên mình (nhóm khác) đã xây dựng xong được report outline và thậm chí là đã phân công từng phần cho từng thành viên trong nhóm.

“Ôi nhóm mình có ung dung quá không nhỉ”… Bất chợt mình cảm thấy bất an, thế là nhắn tin nhóm bảo họp ngay buổi tối, ai rảnh thì lên, để chốt outline và phân công nhiệm vụ luôn.

20:00: Họp online lần 2, cũng ra đc cái outline của report và ngồi phân công luôn nhiệm vụ của từng member. Sau đó mình ngồi tạo một list các công việc cần làm liên quan đến môn MISS trên todoist.

“Ngon rồi. Đi ngủ thôi”.

Thứ 6 ngày 03 tháng 07

Sáng 5h15 mình dậy, bình thường thì mình sẽ không đụng điện thoại hay email cho đến khi hoàn thành xong Morning routine. Nhưng chợt ngứa tay check facebook message, và có đọc được một tin nhắn trong nhóm MISS, nói rằng nên theo approach 1 vì cách tiếp cận này được thầy đưa ra. Dù approach 2 dễ làm và dễ nghiên cứu hơn nhưng chỉ sợ làm trái ý thầy thì “toang”. Đọc xong tin nhắn, bỗng dưng mình cảm nhận được một áp lực nặng nề, một sự panic không hề nhẹ.

Ngồi thiền cũng bị phân tâm một chút, nên sau đó trong lúc viết nhật ký, thay vì kể chuyện về ngày hôm qua thì mình viết luôn cảm xúc của mình lúc đó như thế nào. Nhờ việc viết ra những nỗi lo âu hay bất an mà mình cũng cảm thấy nhẹ nhõm hơn, và bình tĩnh lại để nghĩ xem nên làm như thế nào.

Mình lập tức nhắn tin và hẹn mọi người một cuộc họp online lần 3 vào buổi chiều, để bàn lại về hướng tiếp cận. Trước đó, trong buổi sáng, nhận thấy việc nghĩ ngợi lo âu về cái môn MISS cũng không được gì, nên mình đã tranh thủ hoàn thiện powerpoint slide cho môn QLA, thậm chí viết luôn report cuối kì 3000 từ cho môn đó luôn.

Buổi chiều, sau 2 tiếng họp với sự góp mặt của 8/9 thành viên, bọn mình quyết định quay lại hướng tiếp cận số 1, xây dựng lại toàn bộ khung dàn ý cho report, và phân chia lại công việc. Cũng may là bọn mình thay đổi sớm, nên nó không quá ảnh hưởng đến công việc mỗi người. Mình cũng tạo luôn deadline cho việc nộp report cá nhân, đó là trước 6 giờ sáng thứ 2.

Thứ 7 ngày 04 tháng 07

Trận mưa rào sáng sớm hôm đó đã giúp mình đón chào một ngày mới một cách chậm rãi hơn. Thay vì bắt đầu ngay vào công việc, mình ngồi uống trà và tận hưởng khung cảnh trời mưa bên ngoài một lúc, rồi nhớ về những kỉ niệm đẹp với trời mưa.

Hơn 9 giờ sáng, mình mới bắt đầu công việc liên quan đến môn MISS, từ việc xây dựng cấu trúc bài viết một cách cụ thể hơn, sau đó là viết phần của mình. Trong ngày mùng 04 này mình đã viết xong phần Introduction và research methods dài khoảng 3 trang.

Nhờ sự phân chia thời gian hợp lý, cũng như với một tâm lý thoải mái, mình thậm chí còn dành 2 tiếng buổi trưa để viết blog bằng cả tiếng Việt lẫn tiếng Nhật, kể chuyện về mưa. Bạn có thể đọc ở bài viết này nhé: Tản mạn ngày mưa cuối tuần

Chủ Nhật ngày 05 tháng 07

Vì mình đảm nhận nhiệm vụ tổng hợp report, nên phải sang thứ 2 công việc của mình mới bận bịu trở lại. Còn trong ngày chủ nhật này, mình dành thời gian để đọc một bài nghiên cứu khác liên quan đến QLA, rồi tìm hiểu một chút về tình hình phát triển bền vững ở Việt Nam, và thư thái ngồi viết blog. 

Thứ 2 ngày 06 tháng 07

Sáng sớm mình bật máy tính và check Teams xem mọi người đã nộp bài đầy đủ chưa, và nhận thấy đa phần mọi người đều nộp bài trong khung giờ 12:00 – 4:00 sáng. Toàn thâu đêm nhỉ, chắc có mỗi leader là ngủ từ 10 giờ =))

Hôm đó mình dành nguyên cả ngày để gộp bài của mọi người lại và hoàn thiện final report. Đây là một công đoạn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ, nên cũng ngốn rất nhiều thời gian, đặc biệt trong việc sắp xếp lại nguồn trích dẫn, đổi sang cùng một dạng là APA, căn chỉnh từng lề, từng dòng, đặt số bảng biểu sao cho đúng theo thứ tự,… Tổng cộng mình dành 9 tiếng rưỡi của ngày hôm đó cho môn MISS này, và cũng làm xong được cái report dài hơn 50 trang…

Không biết có phải vì làm việc mệt quá hay không mà buổi tối hôm đó mình có nằm mơ là đang đứng tắm thì bị hoa mắt chóng mặt xong ngất. Cái lúc trước khi ngất hẳn thì đúng lúc đó mình tỉnh dậy. Check đồng hồ thì mới là 1 giờ tối… Mới ngủ được có gần 3 tiếng. Cơ mà giấc mơ đó nó giống như một lời chuông cảnh báo rằng, dường như mình đang làm việc quá sức. Và thế là mình quyết định ngủ nướng…

Thứ 3 ngày 07 tháng 07

Gọi là ngủ nướng nhưng mà đối với một early bird như mình thì có muốn ngủ thêm đến mấy thì tầm 6 giờ hơn cũng không thể ngủ được nữa.

Ngày cuối cùng làm việc nhóm MISS. Mình check lại report, cho chạy phần mềm đạo văn, rồi xem qua cả slide mà các bạn trong nhóm làm. Lần này mình quyết tâm đi ngược lại với quy luật muôn thuở ở VJU, đó là “MBA auto thuyết trình”. Dù khả năng nói và thuyết trình của mình tốt, nhưng lần này mình muốn “dành cơ hội” thuyết trình cho bạn khác, cũng bởi vì buổi chiều mình còn thuyết trình môn QLA nữa. Thế nên trong suốt quá trình làm việc nhóm môn MISS thì mình gần như không phải đả động gì đến slides mà chỉ tập trung vào cái cục report to tướng kia.

Thứ 4 ngày 08 tháng 07

Sáng mình phóng xe đến trường để dự buổi thuyết trình môn MISS. Vì lớp có tới 9 nhóm với tổng số sinh viên lên đến gần 90, nên phải chia thành 3 buổi (session), mỗi buổi có 3 nhóm, kéo dài 1 tiếng rưỡi. Mình nhóm C nên nằm trong session 1 từ 9:00 đến 10:30

Đến lớp, mọi người xung quanh hỏi mình “nhóm anh chắc anh thuyết trình chứ?”. Đó là một câu hỏi mặc định rằng mình sẽ là người thuyết trình trong mọi trường hợp. Mình cười và bảo “Anh phá vỡ quy tắc muôn thuở rồi. Hôm nay anh đứng nghe thôi”. Nhóm mình có 2 bạn thuyết trình, và cả 2 đều hoàn thành rất tốt nhiệm vụ là thuyết trình trong tổng 10 phút. 11 giờ, buổi thuyết trình cho 3 nhóm đầu kết thúc, vậy là mình cũng đã kết thúc môn MISS, chấm dứt chuỗi ngày chạy deadline cho môn này.

Thay vì ở lại trường, mình về nhà nghỉ ngơi ăn trưa để chuẩn bị cho buổi thuyết trình môn QLA buổi chiều. Vì đây là môn học online với thầy Nhật nên mình có thể ngồi thuyết trình từ nhà, trong khi đa số các bạn khác trong lớp quyết định ở lại trường đến chiều.

Với QLA thì mình thuộc nhóm A nên thuyết trình ngay đầu. Vì bận với MISS từ sáng nên mình chưa kịp nhìn lại cái phần thuyết trình của mình, nhưng cũng may là mình đã viết report cuối kì luôn cho bài này nên mình chỉ việc mở file word ra và dựa theo đó mà thuyết trình.

16:00 giờ, lớp học QLA kết thúc. Và thế là 7 ngày chạy siêu deadline cũng đã kết thúc.

Cảm nghĩ về một tuần chạy “siêu deadline” vừa rồi

Có lẽ khi nhận được thông báo về nội dung môn thi MISS chỉ trước một tuần, mình chắc chắn không chỉ riêng mình mà tất cả sinh viên VJU đều phải thở dài một cái, vì làm việc nhóm với lượng thành viên lên đến 9-10 người, và thời gian chuẩn bị chỉ là 1 tuần cho cả report lẫn thuyết trình là quá ngắn.

Nhưng mình luôn theo một quan điểm là, than thở mãi cũng không được gì, chi bằng tìm cách giải quyết vấn đề ngay lập tức. Làm leader cho cả 2 nhóm nên mình khá chủ động trong việc nhắn tin cho mọi người, sắp xếp quản lý thời gian và phân chia công việc cho cả 2 phía.

Một tuần chạy siêu deadline nó cũng giống như là một cuộc thử thách để giúp mình nhận biết xem liệu bản thân có chịu nổi lại áp lực học hành hay không. Khi mà vẫn đủ sức để viết một bài blog dài gần 3000 từ, thì có lẽ mình vẫn còn khoẻ chán =))

Những ngày hì hục làm việc nhóm cho cả 2 môn đã giúp mình đạt đến một “cảnh giới” mới trong kĩ năng quản lý công việc và thời gian dưới tư cách là một leader. Mình cũng nhận ra rằng trong thời điểm “gay cấn” như thế này, và với số lượng thành viên đông như đối với môn MISS, vai trò của leader trong việc điều phối việc nhóm và tránh các cuộc cãi vã tranh luận không cần thiết là rất quan trọng. Nhìn chung thì mình cũng khá mềm mỏng, nhưng có lúc mình cũng rất cứng, đặc biệt là trong việc yêu cầu nộp đúng thời hạn cho mình, nhờ thế mà nhóm có thể hoàn thiện và nộp bài ngay từ chiều, trong khi một số nhóm khác phải hì hục làm đến trước 12:00 đêm mới nộp được.

Siêu bão deadline đã kết thúc, và mình sẽ tự thưởng cho bản thân những ngày cuối tuần thư giãn, tạm thời rời xa các môn học trên trường để nghỉ ngơi và tập trung vào một số công việc cá nhân, trước khi tiếp tục cuộc chiến với deadline và thi cử vào những ngày sắp tới.

“Vẫn còn deadline à???” Có thể bạn thắc mắc.

Yes. “Infinite deadline” mà. Chưa thấy có điểm dừng. Trong hai tuần tới mình sẽ thi 2 môn, report cuối kì cho 1 môn, cũng như là bắt đầu nghĩ về đề tài nghiên cứu để cuối tháng thuyết trình. Chặng đường học và thi cử vẫn còn dài lắm…

Stay focused, be present.

Kira.

08/07/2020