Trong bài viết này, mình muốn chia sẻ với mọi người về cách mình sử dụng sổ tay cá nhân để tối ưu hóa học tập và công việc, cũng như là để lưu giữ lại những kỉ niệm trong cuộc sống hàng ngày. Như các bạn có thể đã biết thì hiện tại mình đang sử dụng một chiếc sổ tay có tên là Hobonichi Techo mà mình mua từ bên Nhật. Đây là một chiếc sổ rất là đặc biệt đã đồng hành với mình từ đầu năm nay, và mình rất muốn được giới thiệu cuốn sổ này với các bạn.

Sổ tay Hobonichi

HOBONICHI TECHO có nhiều loại mẫu sổ, và loại mình đang sử dụng là ORIGINAL, bản nguyên mẫu được ra mắt từ 2002, với kích thước A6. Thú thật lần đầu cầm sổ này mình cũng rất ngạc nhiên, bởi nếu so với sổ tay mình dùng 2020 thì Hobonichi Original đúng là bé thật. Cũng may là mình có thói quen viết chữ cỡ nhỏ, nên phù hợp với chiếc sổ này. Bìa của cuốn sổ được làm từ loại giấy bìa cứng với màu vàng nhạt (ivory), nhìn rất là dịu mắt. Còn chiếc bìa vải màu đen được bọc bên ngoài là mình mua kèm khi mua sổ Hobonichi, phần bên trong có vài ngăn giúp mình có thể nhét vào đó những mẩu giấy quan trọng như biên lai, giấy hẹn…

Giấy được sử dụng trong sổ là Tomoe River, một dòng giấy viết cao cấp của Nhật Bản. Giấy cực kì mỏng, nhưng viết không bị lem, không thấm quá nhiều ra mặt sau, khô cũng khá là nhanh. Khi tìm hiểu trên mạng thì Giấy Tomoe River này còn được đánh giá là loại giấy tốt nhất dành cho dòng bút máy. Dẫu vậy khi trực tiếp sử dụng thì mình nhận thấy do giấy quá mỏng nên nhiều lúc nét viết hay bị hằn ra mặt sau, thành ra mình phải dùng một tờ giấy khác để lót vào mỗi khi viết.

Bên trong sổ sẽ bao gồm các mục lịch theo năm, theo tháng, theo từng ngày, cùng với đó là những mục khác ở phần cuối sổ như phần giấy trắng để ghi chú, phần yêu thích ghi lại những nội dung thích, hay là list 100 điều muốn làm trong năm.

Mình sử dụng sổ tay Hobonichi như thế nào?

1. Yearly Index

Đầu tiên là mục Yearly Index, tạm dịch là lịch chỉ tiêu. Ở đây mỗi cột tương ứng với một tháng, khoảng trống phía trên có thể sử dụng để ghi lại những điều như mục tiêu hoặc cam kết của tháng đó, còn ở phần dưới thì có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Hồi đầu mình dùng mục này để check thời gian sử dùng một ngày phân loại theo từng công việc, nhưng từ tháng 5 thì mình đổi sang ghi chú giờ đi ngủ và dậy.

2. Monthly View

Ở phần lịch theo tháng, thường thì người ta hay sử dụng phần này để lên kế hoạch, ghi lên đó những lịch trình quan trọng, những thứ sẽ thực hiện, nhưng mình thì lại sử dụng phần lịch này để ghi lại điểm nhấn, hay là điều quan trọng nhất đã làm trong ngày, và nếu rảnh rang thì sẽ vẽ vời một chút lên phần ô của ngày hôm đó. Mình còn tận dụng phần khoảng trống bên trái lịch theo tháng để ghi chú lại những chỉ số và đánh giá theo tuần, ví dụ như là thời gian đi ngủ trung bình trong tuần, số bước chân, hay là đánh giá sức khỏe thể chất và tinh thần theo thang điểm 10.

3. Daily View

Và cuối cùng là phần lịch theo ngày, cũng là phần quan trọng nhất trong cuốn sổ Hobonichi. Mỗi trang tương ứng với một ngày trong năm, ở phía bên trái là khung thời gian trong ngày từ 4 giờ sáng đến 4 giờ sáng ngày hôm sau, bên phải, ở phía trên là phần ghi to-do list, và ở dưới là ô trống để có thể ghi chú tùy thích. Mỗi ngày sẽ có một mẩu chuyện nho nhỏ hay là câu trích dẫn viết bằng tiếng Nhật, cái này thì thi thoảng lúc nào rảnh mình mới đọc.

Hồi đầu khi mới sử dụng cuốn sổ này, mình cũng có chút băn khoăn rằng “làm thế nào để có thể lấp đầy được ô trống của từng ngày?”. Sổ Hobonichi này có tặng kèm theo một cuốn cẩm nang hướng dẫn nho nhỏ gợi ý rất nhiều cách thức để mình có thể sử dụng và viết trên sổ, ví dụ như viết review về cuốn sách đã đọc hay bộ phim đã xem, ghi to do list, ghi chú việc học ngoại ngữ, dán ảnh lên, vẽ vời, hay là viết nhật ký. Mình cũng thử lên instagram hay pinterest để tìm xem có ý tưởng ghi sổ nào thú vị không, cơ mà mình thấy kết quả mình tìm kiếm đều có xu hướng liên quan đến dạng bullet journal, rồi trang trí sổ, mà mình nhận thấy bản thân thì lại không phù hợp với style như vậy, thế nên mình đã quyết định tự đi tìm riêng cho bản thân cách ghi sổ phù hợp.

Và sau một thời gian tập tành ghi chú và sử dụng sổ tay hàng ngày, mình đã tìm ra được một bố cục giúp mình tối ưu hóa công việc, học tập, cũng như là làm mỗi ngày của mình trở nên có ý nghĩa hơn.

Bức hình phía trên chính là cách ghi sổ ở mục daily của mình. Như các bạn có thể thấy, mình sử dụng phần khung thời gian bên trái để ghi lại các hoạt động trong ngày của bản thân, bắt đầu từ việc ghi lại giờ đã dậy bằng tiếng Hàn. Mình sử dụng bút chì màu để phân loại hoạt động, ví dụ như hoạt động thường ngày thì mình tô màu vàng, công việc liên quan đến làm content thì mình tô màu xanh lá cây, liên quan đến học tập là thì màu xanh nước biển. Mình hay dùng khoảng trống ở phía dưới cùng bên trái để tạo một ô hình chữ nhật và viết lại những điều mình cảm thấy biết ơn trong ngày hôm đó.

Sang đến mục bên phải, mình tận dụng khoảng trống này để theo dõi, quản lý thời gian và kế hoạch của từng công việc trong một ngày. Đây cũng là lí do lớn nhất giải thích vì sao mình vẫn sử dụng sổ tay bên cạnh Notion và Google Calendar. Notion mình dùng chủ yếu để quản lý các dự án cụ thể, riêng biệt mà cần có sự ghi chú nhiều, ví dụ viết bài đăng blog hay là script cho vlog, hay là dự án viết luận văn tốt nghiệp. Với Google Calendar mình dùng để quản lý thời gian theo tuần, với một khung giờ tổng quát hơn theo “tiếng”. Còn ở trong sổ tay thì mình break down, tức là chia nhỏ cái nội dung công việc cần làm đó ra theo khung thời gian nhỏ hơn, cùng với đó là liệt kê các việc cần làm một cách chi tiết.

Mình sẽ lấy ví dụ cụ thể, đó là hai ngày 3/3 và 4/3. Đây là thời điểm mình đang rất bận với quá trình viết luận văn tốt nghiệp thạc sĩ, thì như các bạn có thể thấy, mình kẻ một ô hình chữ nhật bằng màu xanh nước biển để phân loại đây là mục học tập với tiêu đề là thesis progress tức là viết luận, và ghi vào đó khung thời gian của các hiệp pomodoro 25 phút cùng với nội dung công việc sẽ thực hiện cho từng hiệp. Với bạn nào chưa biết đến pomodoro hay là gọi là phương pháp quả cà chua, thì đây là phương pháp phân chia thời gian học tập và làm việc thành các hiệp nhỏ, mỗi hiệp tương ứng với 25 phút tập trung và 5 phút nghỉ ngơi. Sự phân chia này sẽ giúp ta có thể tập trung sâu hơn trong một khung thời gian ngắn hạn, và đồng thời duy trì được năng lượng một cách lâu dài nhờ sự xen kẽ các hiệp nghỉ ngắn.

Nếu to-do list của mình trong ngày là “viết chương 2 của luận văn” chẳng hạn, thì trong sổ mình sẽ chia nhỏ cái mục tiêu viết chương 2 đó thành các việc nhỏ hơn tương ứng với từng hiệp. Điều này giúp mình kiểm soát được quá trình viết luận, cũng như là nhận rõ được sự hoàn thiện luận văn một cách đều đặn và từ từ, tránh gặp phải tình trạng nước đến chân mới nhảy, hạn chế sự trì hoãn và đợi đến sát deadline mới làm.

Tất nhiên không phải ngày nào mình cũng năng suất như thế này. Việc sử dụng sổ tay Hobonichi còn cho mình biết mỗi ngày của mình như thế nào, ví dụ như có những hôm lười thì mình viết vào đó “lazy day”, có những hôm không phải ghi chú những việc quan trọng cần làm thì mình lại vẽ vời lên đó, hoặc có những hôm mình dành cả một trang để viết về một điều gì đó, ví dụ như cảm nghĩ về một buổi sáng đẹp trời, hay là để kiểm điểm bản thân vì đã lỡ tay tiêu xài hoang phí chẳng hạn.

Ngoài ra thì mình còn hay kẻ một ô hình chữ nhật nhỏ ở góc dưới bên phải với mục đích ghi lại những ý tưởng, suy nghĩ nảy ra bất chợt trong ngày, đặc biệt là trong thời điểm đang tập trung làm việc và học tập.

Và đó là tất cả những gì mình ghi trên mục daily của sổ tay Hobonichi này. Mặc dù Hobonichi Techo là một cuốn sổ tương đối đặc biệt và hơi khác so với những loại sổ đang bán ở thị trường Việt Nam, nhưng mình nghĩ là các bạn vẫn có thể tham khảo và áp dụng được một số phương pháp sử dụng sổ tay mà mình vừa chia sẻ ở phía trên.

Sổ tay đã giúp mình như thế nào trong cuộc sống?

Đối với mình, sổ tay giống như một trợ thủ đắc lực, giúp mình quản lý kế hoạch và thời gian một cách hiệu quả hơn, qua đó hoàn thành các công việc cần làm trong ngày theo đúng những gì bản thân đã vạch ra từ trước.

Sổ tay giúp mình ghi chú lại những ý tưởng hay ho thú vị nảy ra bất chợt, để từ đó mình có thể đưa nó vào một bài viết trên blog, hay là biến nó thành một nội dung của video trên YouTube.

Sổ tay cũng là nơi mình lưu giữ lại những kỉ niệm, điểm nhấn đặc biệt trong một ngày qua một hình vẽ hay qua một đoạn viết ngắn trên trang giấy của ngày hôm đó.

Sổ tay còn là nơi mình ghi chú lại các chỉ tiêu, kết quả mỗi khi mình ngồi đánh giá lại một tuần vừa rồi của bản thân, để từ đó rút kinh nghiệm và giúp mình chuẩn bị tốt hơn cho tuần sau.

Và sổ tay cũng có thể coi là một dạng nhật ký đặc biệt, tuy không trực tiếp viết lại những chia sẻ về một ngày của bản thân, nhưng nhờ việc theo dõi và ghi chú các hoạt động trong ngày mà mình có thể biết được rất rõ và chính xác những gì mình đã làm vào một ngày bất kì trong năm, qua đó giúp mình cảm thấy được mỗi ngày trôi qua đều là một ngày có ý nghĩa.

Nếu bạn nào quan tâm đến sổ tay Hobonichi và muốn mua từ bên Nhật thì bạn có thể tìm đọc bài viết dưới đây:

CÁCH MÌNH MUA ĐỒ TỪ NHẬT VỀ VIỆT NAM (SỔ, SÁCH, VĂN PHÒNG PHẨM…)

Stay focused, be present.

Kira