Quản lý thời gian trong mùa “chạy deadline”

Hết cách ly mùa dịch thì đến mùa chạy deadline. Các lớp học của kì thứ 2 này bị dồn ứ lại do dịch COVID-19 khiến cho lịch học trở nên “khắc nghiệt” hơn rất nhiều. Thật ra mình vẫn còn may mắn hơn các bạn cùng lớp là được miễn học tiếng Nhật, chứ không là phải học gần như cả ngày từ thứ 2 đến thứ 6.

Cá nhân mình vừa trải qua một đợt suy nhược cơ thể khá nặng nên cần phải có sự điều chỉnh chế độ sinh hoạt hợp lý để vừa phục hồi sức khoẻ, vừa bắt kịp tiến độ học, đồng thời liên tục phải hoàn thành các bài tập (assignment) được giao trên lớp.

Một trong những sự điều chỉnh lớn nhất mà mình thực hiện đó là phân phối thời gian hợp lý cho việc học, dự án cá nhân và cuộc sống sinh hoạt hàng ngày. Bài viết chia sẻ về những thay đổi trong việc quản lý thời gian của mình trong mùa “chạy deadline” này.

Ưu tiên, sắp xếp và lựa chọn

Làm được nhiều việc giúp cuộc sống của mình trở nên bận rộn hơn (theo nghĩa tích cực) và có ý nghĩa hơn. Nhưng nếu tập trung làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking) thì nó sẽ trở thành một gánh nặng khiến mình cảm thấy bị quá tải. Là một minimalist, mình luôn cố gắng sắp xếp việc cần làm theo thứ tự ưu tiên tuỳ vào từng thời điểm. Dưới đây là thứ tự ưu tiên các việc làm của mình trong 1 tháng tới:

1st. Những việc liên quan đến chương trình MBA mình đang theo học tại Vietnam-Japan University (VJU) bao gồm việc học, họp nhóm, ôn thi cuối kì, làm assignment hay chạy deadline.

Trước giờ các tiền bối của mình, những người đã học tại VJU, hay chính các thầy cô cũng luôn nói rằng, đặc sản của trường mình là “deadline”. Kì thứ 2 này, khi các lớp học bị dồn lại do dịch COVID-19 thì cái mà ta gọi là deadline nó lại hiện diện rõ hơn bao giờ hết. Mỗi tuần đều có khoảng 2 đến 3 cái assignments. Dẫu vậy thì vốn là một người kiêng kị việc “nước đến chân mới nhảy” nên mình thường sắp xếp thời gian để hoàn thành các bài tập ít nhất là trước deadline 1 ngày.

Có một số môn học online hoàn toàn, mà học online thì chắc các bạn cũng đã biết, nó khó khăn hơn học trực tiếp rất nhiều, và năng lực tiếp thu kiến thức cũng bị giảm đi đáng kể. Để có thể hiểu được nội dung bài giảng, mình luôn phải tạo thời gian để làm 3 việc liên quan đến các môn học, đó là Self-Study (tự học), Pre-reading (đọc trước) và Re-learning (học lại). Mỗi lần thực hiện các task này cũng tốn ít nhất 1 đến 2 tiếng. Vì thế, trong khoảng thời gian này, việc học và hoàn thành các assignment trên trường là mục tiêu số 1 và mình cần phải dành nhiều thời gian để ưu tiên cho mục này.

2nd. Học tiếng Hàn, đọc sách, học đàn piano, luyện viết chữ tiếng Nhật

Trong mùa nghỉ dịch, mình dành nhiều thời gian cho những việc làm yêu thích, ví dụ như học ngoại ngữ, học đàn hay đọc sách. Mỗi việc này mình đều đặt ra tiêu chí ít nhất 25 phút mỗi ngày, và trong 3 tháng (2,3,4) thì mình luôn hoàn thành chỉ tiêu mà mình đặt ra. Từ đầu tháng 5 mình bắt đầu luyện viết chữ Hiragana, sau đó là Katakana và các cách viết chữ Kanji đẹp, và mình thường dành 15 phút mỗi sáng để luyện viết.

Tuy nhiên, khi bước vào giai đoạn mà việc học và chạy deadline được đặt ưu tiên lên hàng đầu thì mình gỡ bỏ các tiêu chí 25 phút cho những việc làm trên, thay vào đó cố gắng hoàn thành dựa trên tiêu chí thói quen nhỏ (minihabit) mà mình vẫn đang áp dụng từ tước tới giờ. Với tiếng Hàn, mình đặt ra mục tiêu mỗi ngày là đạt 10XP trên ứng dụng Lingodeer và học 5 từ mới trên Memrise. Việc này chỉ tốn mình khoảng 10-15 phút. Mình không nhất thiết phải đọc sách mỗi ngày, thay vào đó chỉ cần đọc ít nhất 1 trang trên bất kì phương tiện nào, sách giấy, sách online, hay ứng dụng tóm tắt sách Blinkist,… Còn đối với Piano, mình đưa việc tập đàn xen giữa vào các hiệp nghỉ khi đang học ở nhà. Ví dụ như buổi sáng mình học theo 3 set Pomodoro 25 phút, tức là mình có 3 hiệp nghỉ giữa giờ. Những lúc đó mình sẽ ra piano và ngồi luyện ngón, tập lại các bài cũ cho nhuần nhuyễn hơn. Đối với việc luyện viết chữ, mình áp dụng trực tiếp những kĩ năng đã học vào việc viết nhật ký bằng tiếng Nhật mỗi sáng. Nếu như trước đây mình chỉ đơn thuần viết nhật ký và kể lại về ngày hôm trước, thì trong thời gian này mỗi lần viết nhật ký là được một lần luyện viết chữ, gồm cả Hiragana, Katakana lẫn Kanji.

3rd. Viết blog, làm vlog và một số dự án cá nhân khác

Viết blog và làm vlog là đam mê của mình và nó đóng vai trò quan trọng trong các dự án cá nhân mình muốn phát triển sau này. Nhưng cả 2 đều là những việc cần có sự đầu tư về thời gian, chứ không thể xong ngay trong mấy phút như những thói quen nhỏ ở phía trên. Vì thế, nếu thời gian không cho phép, mình sẵn sàng tạm dừng 2 công việc này, hoặc giảm tần suất đăng bài và video, ví dụ như tuần 1 lần hoặc tuần 2 lần. Nếu như việc học và chạy deadline thuộc cả 2 mục “important” (quan trọng) và “urgent” (khẩn cấp), thì các dự án cá nhân của mình như viết blog hay làm vlog chưa thực sự là “urgent” trong khoảng thời gian này. Vì thế mình đặt mục này xuống cuối cùng.

Google Calendar & Todoist

Khi đã có được sự ưu tiên và sắp xếp công việc hợp lý, điều tiếp theo mình làm đó là phân phối thời gian cho các công việc đó trên Google Calendar và Todoist. Đầu tiên, mình lập To-do list những công việc cần làm trên ứng dụng Todoist để có được một cái nhìn tổng quan, xem xem trong tuần này mình phải làm những việc gì.

Todoist
Bạn cũng có thể sử dụng Todoist trên máy tính – https://todoist.com/

Nhưng lập To-do list thôi thì có lẽ vẫn chưa đủ, bởi mặc dù biết rằng ngày mai phải làm gì, ngày kia phải làm gì, nhưng mình vẫn chưa biết được là làm khi nào, và đây là mấu chốt vấn đề. Dù bạn biết rõ mình nên làm gì cho ngày tiếp theo, nhưng nếu bạn không rõ mình nên làm việc A vào khung giờ nào, việc B vào khung giờ nào thì ngày hôm sau bạn sẽ lại tốn thêm thời gian trong việc lựa chọn nên làm việc A hay B khi có một khoảng thời gian trống. Google Calendar sẽ là một ứng dụng vừa giúp bạn phân phối thời gian công việc “in advance” (chuẩn bị trước), đồng thời cũng là công cụ theo dõi những gì bạn đã làm trong một ngày.

google calendar
Google Calendar

Như các bạn có thể thấy thì mình chụp lại màn hình lúc 6:30 tối thứ 2, và ngay từ lúc đó mình đã lên sẵn kế hoạch cụ thể cho thứ 3, với từng công việc tương ứng với mỗi khung giờ. Tất nhiên mình không bắt ép bản thân phải theo đúng 100% những gì đã đề ra, nhưng ít nhất mình biết được là “à, từ 8-9h sẽ dịch công việc, còn assignment thì 9h sẽ làm”. Ngoài ra mình cũng ưu tiên làm những việc quan trọng hơn vào buổi sáng sớm, trong khi đó buổi tối mình sẽ dành để thực hiện các công việc cá nhân, hay là thực hiện thói quen nhỏ.

Và mình cũng thay đổi thói quen buổi sáng của mình. Nếu như trước đây khung giờ từ 6 đến 7 giờ sáng luôn là khoảng thời gian để mình học 25 phút tiếng Hàn, luyện viết chữ và đọc vài trang sách, đợt này mình tận dụng 1 tiếng đó để ngồi học lại kiến thức của một môn học, đồng thời để chuẩn bị cho kì thi cuối kì vào tuần sau nữa. Còn việc học tiếng Hàn hay đọc sách thì như mình đã nói thì mình có thể hoàn thành nó ở bất cứ thời điểm nào trong ngày, vì mình chỉ cần hoàn thành dựa theo tiêu chí thói quen nhỏ, vốn rất dễ thực hiện chỉ trong nháy mắt.

Trồng cây hướng dương

Sang hè rồi, mình cũng muốn trồng một loại cây khác thay vì cứ gắn bó mãi với hoa anh đào, nên mình quyết định chuyển sang trồng cây hướng dương. Vậy là khu rừng 1 năm của mình nay đã có thêm những “đốm” nhỏ màu vàng xuất hiện đâu đó bên trong một khu rừng hoa anh đào mà mình đã trồng từ đầu năm nay.

Bạn cũng có thể thấy được là phần lớn thời gian trồng cây (62%) được dành cho việc học trong tuần trước từ ngày 18-24/05. Còn lại 3 việc học tiếng Hàn, đọc sách và tập đàn đều chiếm 8% khối lượng thời gian, nếu quy đổi ra thì là gần 20 phút mỗi ngày.

Tổng kết lại, để có thể quản lý thời gian công việc một cách hiệu quả thì mình áp dụng 3 bước

Bước 1: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Bước 2: Phân phối khung thời gian thực hiện các công việc đó trên Google Calendar.
Bước 3: Nâng cao sự tập trung công việc bằng cách sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian như Forest.

Hi vọng mùa hè này sẽ không bị sốc nhiệt, và không bị sốc deadline =))

Stay focused, be present.

Kira

P/S: mới đổi vị trí bàn học/làm việc (ảnh nền)

Posted by

Chào mừng bạn đến với blog của mình. Đây là nơi mình thường xuyên chia sẻ về những câu chuyện nho nhỏ trong đời sống thường ngày của mình. Mình tin rằng, hạnh phúc đến từ những điều giản dị nhất. Hi vọng bạn sẽ tìm thấy được sự bình yên và một chút niềm vui nho nhỏ khi đọc blog của mình. ENJOY! ブログへようこそ! あるベトナム人(僕)の毎日の話です!日記だけでなく、人生話、ライフスタイル、そしてミニマリズムについて色々書いています。

10 thoughts on “Quản lý thời gian trong mùa “chạy deadline”

    1. Từ tháng 4 lên 4 ngọn non giờ lớn nhanh phết.
      còn về tư thế ngồi thì cũng có chủ ý để chụp bức ảnh nó tự nhiên, chứ ngồi đúng tư thế làm việc mà chụp ảnh trông cứng nhắc lắm

      Like

  1. Anh ơi, anh cho em hỏi là với ứng dụng Forest, mình phải tốn phí để xem mấy phần phần tích dữ liệu và chọn các loại cây trồng khác nhau đúng không anh?

    Liked by 1 person

  2. Chào cậu ! Mình là Diệu Hân !
    Biết đến cậu từ clip chia sẻ kinh nghiệm việc đỗ n1 trong vòng 1 năm , rồi từ đó theo chân những clip khác của cậu mà dần cảm thấy tích cực hơn trong cuộc sống ! 1 năm trước đây , mình cũng đã có khoảng thời gian khủng hoảng trong cuộc sống , cũng đã từng có những suy nghĩ tiêu cực nhưng từ khi biết đến the hanoi chamomile mình cũng đã dần học theo những tích cực mà cậu mang lại . Từ những việc tập cho mình những thói quen nhỏ như dậy sớm , ngồi thiền buổi sáng , tập yoga hay đơn giản là pha cho mình 1 ly trà khi ngồi học…. những việc mà trước nay chưa từng làm !
    Cám ơn vì đã tiếp thêm động lực cho mình để vượt qua khó khăn , cám ơn vì đã cho mình biết thêm rất nhiều điều , cám ơn vì….. còn nhiều điều nữa để cám ơn !!!!!!
    Nhờ có cậu mà mình thấy yêu thêm những ngày dịch , Nhờ cậu mà mình trân trọng hơn những ngày tháng còn ở Nhật này , cũng nhờ cậu mà Mình thấy cuộc sống thật ý nghĩa biết bao !
    Cám cậu nhé!!!!

    Liked by 1 person

  3. Cảm ơn anh vì bài viết rất hữu ích. Anh có thể cho em hỏi là các “mini habits” mình tự quản ở một nơi riêng chứ không đưa vào to-do list đúng không a?
    Thank you,
    Chúc anh và gia đình nhiều sức khoẻ ❤️

    Liked by 1 person

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s